SICHERHEITSHINWEISE
Achten Sie bitte mit besonderer Sorgfalt auf Ihre Zugangsdaten und geben Sie diese niemals an Dritte weiter. Es ist insbesondere unzulässig Hilfskräften, Sekretariaten, Assistenten und dergleichen die eigenen Zugangsdaten etwa zu Zwecken der Sachbearbeitung zu überlassen. Sie haften im vollen Umfang für hieraus resultierende Datenpannen! Hilfskräfte können und müssen einen eigenen Zugang beantragen!
Denken Sie daran, dass nicht nur der Schutz von personenbezogenen Daten relevant ist, sondern auch der Schutz geistigen Eigentums sowohl von Ihnen, als auch von Dritten, wie etwa Industriepartnern. Seien Sie sich bitte bewusst, dass die Interna klinischer Studien besonders sensibel sind und hier nicht zuletzt Industriespionage eine reale Bedrohung ist, der Sie durch besondere Sorgfalt begegnen müssen!
Verwenden Sie Ethikpool daher niemals, wenn Sie sich im Ausland befinden, nicht auf fremden Computern und nicht in fremden WLAN-Netzen (HotSpots, Hotels etc.).
Ethikpool ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nur von innerhalb der EU aus erreichbar. Außereuropäische Sponsoren sind angehalten, sich zur elektronischen Antragstellung ihrer Vertreter innerhalb der EU bzw. des EWR zu bedienen.

Hinweis für Kommissionsmitglieder: Laden Sie keinerlei Dokumente aus Ethikpool herunter. Die Downloadfunktion wird nur für alternative Betrachtung etwa in PDF-Viewern angeboten, darf aber nicht zu geheimzuschützendem Datenmüll auf Ihrem lokalen Rechner führen.

DATENSCHUTZHINWEISE
Ethikpool ist das elektronische Antragsportal der Ethik-Kommission. Es dient dazu, erforderliche Anträge auf (berufsrechtliche) Beratung oder Beratung nach Satzung bei der Ethikkommission elektronisch einzureichen und der elektronischen Aktenführung. Dabei werden personenbezogene oderpersonen beziehbare Daten verarbeitet.

Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die Ethikkommission, die Ihnen als Antragsteller schon aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.

Verantwortlicher
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Medizinische Hochschule Campus GmbH
vertreten durch den Präsidenten/ die Präsidenten und den Kanzler/ die Kanzlerin
Fehrbelliner Straße 38
16816 Neuruppin
E-Mail: GF@mhb-fontane.de

Ihr fachlicher Ansprechpartner ist die Geschäftsstelle der Ethikkommission
Medizinischen Hochschule Brandenburg Campus GmbH (MHB)
Fehrbelliner Straße 38
16816 Neuruppin
Tel. 03391/ 3914663
E-Mail: ethikkommission@mhb-fontane.de

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Für Ethikpool ist der Datenschutzbeauftragte der MHB zuständig:
Claus Wüstenhagen
E-Mail: dsb@mhb-fontane.de
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die elektronische Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch den Antragsteller, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung, Kommunikation zwischen Antragstellern, Geschäftsstelle der Ethikkommission und Mitgliedern der Ethik-Kommission. Metadaten/Logdaten werden zu Sicherheits- und Wartungszwecken verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO iVm § 5 Abs. 1 BbGDSG i. V. m. § 7 HeilBerG Brandenburg, § 15 Berufsordnung für die Brandenburgischen Ärztinnen und Ärzte, VwVfG Brandenburg, EGovG Brandenburg. Aus den genannten Rechtsgrundlagen ergibt sich auch die Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Die mit Ethikpool verarbeiteten Daten können nur von Mitarbeitern der Geschäftsstelle sowie Mitgliedern der Ethikkommission eingesehen werden. Antragsteller können nur eigene Anträge einsehen. Wenn Sie mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ den Antrag für andere Antragsteller freigeben, können die von Ihnen freigegebenen Daten auch von diesen eingesehen werden.
Eine Übersicht, wer einen freigegebenen Antrag einsehen kann, finden Sie unter „Vernetzung“.
Die Software wird von der Firma Smart-Q GmbH gewartet. Diese hat ihren Sitz in Deutschland und unterliegt ebenfalls den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Wartungsarbeiten kann es erforderlich sein, dass die Firma Smart-Q Einblick in personenbezogene Daten erhält. Sie darf diese Daten jedoch ausschließlich zu Wartungszwecken verarbeiten, nicht speichern und nicht an Dritte weitergeben. Es existiert hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO.
 
Speicherdauer
Die Anträge und elektronischen Akten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben für 10 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gespeichert. Als Abschluss des Verfahrens gilt bei klinischen Prüfungen und klinischen Studien die Vorlage der Zusammenfassung des Abschlussberichts oder die letzte Beschlussfassung, sofern 10 Jahre nach letzter Amtshandlung kein Abschlussbericht vorgelegt wurde und kein späteres Ende des Vorhabens angezeigt wurde.

Betroffenenrechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung Ihrer Daten. Sie können der Verarbeitung widersprechen, diese Einschränken und Ihre Daten löschen lassen, sofern die Daten nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen weiterhin verarbeitet werden müssen.
Bei Verstößen haben Sie das Recht sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (siehe unten) zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht,
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow,
e-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

Bitte sprechen Sie zunächst den Datenschutzbeauftragten der MHB an (Kontaktdaten siehe oben). In den meisten Fällen lassen sich Fragen auf diesem Wege klären und mögliche Probleme lösen.